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Solutions de dématérialisation du courrier entrant destinées à la fois aux petites et aux grandes entreprises

Vous en avez assez d'attendre que les documents arrivent sur votre bureau ? Au lieu de cela, vous pouvez acquérir les informations immédiatement dès leur réception en numérisant les documents et en automatisant vos processus au niveau de la « porte d'entrée », c'est-à-dire la salle du courrier. Spigraph offre des solutions évolutives permettant d’intégrer la numérisation et l’automatisation à n’importe quelle salle de courrier.

Dématérialisation courrier entrant
Utilisateurs: Des solutions évolutives qui conviennent aux bureaux des petites entreprises ou des succursales, tout comme aux grandes entreprises
Volumétrie: De quelques documents arrivant chaque jour au courrier postal à des millions de documents chaque année
Type de documents: Scanners de bureau pour petites entreprises ou succursales ; scanners à haute productivité, permettant de traiter des volumes élevés, destinés aux salles de courrier centralisées
Infrastructure informatique: Scanners de bureaux pour les PME; Scanners de production hauts volumes pour les salles de courrier centralisées

Etude de cas de dématérialisation du courrier entrant : :
La compagnie d'assurance Helsana reçoit plus de 8 millions de documents par voie postale.

Apprenez comment Helsana a réduit ses coûts d'exploitation et a amélioré les temps de traitement pour les demandes d'ouverture de nouveaux comptes grâce aux solutions intelligentes pour salles de courrier Spigraph.

Télécharger la solution (PDF) 

Enjeux :

  • Courrier entrant en retard, perdu ou égaré
  • Courrier non consulté qui reste sur les bureaux ou dans les boîtes aux lettres lorsque le destinataire est en congés ou en voyage d'affaires
  • Coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution du courrier aux destinataires

Solution :

  • Numériser l’intégralité du courrier entrant et envoyer les documents numériques aux destinataires depuis le bureau du chef du service, ou directement depuis la salle de courrier. Limiter la gestion des exceptions à un nombre prédéfini de documents qui ne peuvent pas être numérisés pour des motifs juridiques ou autres.  
  • Classer les documents en fonction de leur type (par exemple facture, CV, contrat, commande)
  • Indexer facilement les informations clés (par exemple la date, le numéro client ou le montant de la facture) soit directement depuis un scanner réseau, soit depuis un PC
  • Numériser vers la messagerie électronique (« Scan to Email »), vers Office (Excel ou Word) ou SharePoint
  • S'intègre parfaitement aux plateformes ERP, ECM ou CRM ou à n'importe quel système administratif

Avantages du traitement numérique du courrier entrant :

  • Garantir un traitement sécurisé et confidentiel des informations pour lesquelles le temps est un facteur critique et des informations sensibles telles que les courriers juridiques et gouvernementaux
  • Réduire le temps entre la commande et la facturation pour le traitement des contrats de vente et des ordres d'achat
  • Réduire le temps de traitement pour les demandes d'ouverture de nouveaux comptes, les factures et les contrats
  • Distribuer immédiatement le courrier aux membres du personnel qui ne sont pas au bureau
  • Rediriger le courrier selon des règles prédéfinies lorsque le destinataire d'origine est malade ou en congés
  • Permettre aux clients, en tout lieu, de se passer des services postaux et de diriger les documents directement vers votre portail client ou partenaire, à partir de n'importe quel(le) scanner, appareil multifonction, smartphone ou tablette, selon un modèle rentable de facturation à l'utilisation.

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  • Numériser rapidement et à moindres frais le courrier entrant dans les succursales ou les petites entreprises, diriger les documents numériques vers leur destinataire ou les intégrer directement dans un processus commercial 
  • Logiciel flexible et convivial conçu pour les scanners de bureau, les scanners des services et les scanners mobiles
  • Numériser vers la messagerie électronique, vers Office (par ex. Excel ou Word), SharePoint ou d'autres systèmes de gestion

    

 

 
  • Gérer et diriger tout le courrier entrant à partir de n'importe quel scanner, en tout lieu, et tout cela à l'aide d'une plateforme unique
  • Logiciel d'acquisition intelligent à l’échelle de l'entreprise, permettant de classer, d'indexer et d’exporter toutes les données entrantes et de gérer de façon centrale toutes les informations entrantes à l'aide d'une plateforme unique. Cela comprend les documents physiques sur papier, les documents électroniques, le contenu des courriers électroniques, les télécopies, les SMS ou le contenu des sites de réseaux sociaux comme Facebook ou LinkedIn.
  • Pour les salles de courrier centralisées : Scanners à grande vitesse, à haute productivité et à intelligence intégrée réduisant la préparation en amont et en aval des documents, le tri et la gestion des exceptions
  • Pour les succursales : Numérisation rentable à partir de n'importe quel environnement ou lieu de travail, intégrée à l'infrastructure de l'entreprise et gérée de manière centralisée 
  • Pour le personnel mobile ou sur le terrain : À partir de n'importe quel endroit, numérisation des informations immédiatement à la source et envoi des documents directement vers la personne qui convient ou une plateforme administrative. Disponible depuis les scanners mobiles fonctionnant en WiFi, depuis n'importe quel navigateur Web, smartphone ou tablette.

Cinq services pour lesquels la salle de courrier automatisée a un fort impact commercial

  1. Diriger immédiatement et en toute sécurité les documents confidentiels du personnel vers les RH
  2. Envoyer les factures au service Financier pour un règlement rapide
  3. Faire suivre immédiatement les demandes d'ouverture de nouveaux comptes au Service clients
  4. Fournir les contrats stratégiques directement au service Juridique
  5. Accélérer la transmission des nouvelles commandes directement au service Commercial