Allons-nous longtemps rester accrochés à nos documents papiers et à nos armoires de rangement ?

« 90 % des informations d’une entreprise sont présentes sur les documents et 60 % du temps des employés est consacré à travailler sur les documents. »
 
Les entreprises et administrations se consacrent essentiellement sur leur cœur d’activité pour gagner en compétitivité et en efficacité. Et de surcroît, elles mettent à profit toutes les dernières technologies pour améliorer leur compétitivité et la qualité de leurs produits et services. Et parce que cela ne rentre pas directement dans leur métier, il est un poste parfois oublié et pourtant chronophage qui impacte tous les services et collaborateurs dans le pilotage d’une entreprise : la gestion de l’information documentaire !

Voici quelques informations clés pour mettre en lumière l’importance de ce « poste » dans une entreprise : 90 % des informations d’une entreprise sont présentes sur les documents et 60 % du temps des employés est consacré à travailler sur les documents. Entre 2009 et 2020, on prévoit une explosion de la production de données qui va être multiplié par 44. Et pourtant à ce jour en France, 9 factures sur 10 sont toujours traitées manuellement pour un coût moyen de 15€/facture et chaque employé consacre en moyenne 1 heure par jour à rechercher des documents.
 
« A partir de 20 factures dématérialisées par jour, le retour sur investissement est atteint dès la 1ère année »
 
La transformation numérique et la dématérialisation des process documentaires n’est pas l’apanage des grandes entreprises. De nombreuses PME peuvent prétendre à optimiser leur back office pour automatiser des tâches qui étaient auparavant manuelles, ou pour améliorer la qualité de service auprès de leurs clients grâce à une meilleure réactivité, conséquence de l’accélération du traitement de l’information. C’est certes un investissement en argent et en temps humain à consacrer pour la mise en place de tout projet de dématérialisation ou de transformation digitale. Mais les gains en allègement de charges de travail « manuel », de temps et d’économies sont conséquents. Prenons l’exemple des factures fournisseurs, à partir de 20 factures dématérialisées par jour, le retour sur investissement est atteint dès la 1ère année et les années suivantes constituent ainsi des économies pures. Et au-delà des économies, les avantages sont multiples : accélération des délais de validation, plus de perte de document, traçabilité de l’information, gain d’espace, plus de travail à valeur ajoutée et valorisable en tant que tel, etc….
 

« …on continue, pour beaucoup, à aller chercher nos documents d’entreprise bien rangés dans des classeurs et des armoires et même à en faire des copies pour les communiquer à ses collègues (pauvre planète) ! »
 
Toutes les études montrent des pourcentages élevés sur la haute considération et l’intention des entreprises à vouloir passer le cap du numérique, mais la peur du changement est là et les questions sur la valeur probante du document numérique toujours posées comme étant des freins au passage à l’acte d’une modernisation : Après tout pourquoi changer, ça fonctionne bien comme ça. Et que vais-je faire de la personne qui saisit les factures si j’automatise son poste ? Comment gérer ce type de projet en interne ? Que vais-je faire de mes documents papiers ? Quelle est la valeur juridique du document numérisé ? Autant de questions qui sont légitimes mais qui ne doivent pas être un frein à la transformation numérique. Taylor avait probablement fait face un grand nombre de contraintes dû à son époque pour mettre en place une industrialisation et une organisation automatisée de l’appareil de production, et pourtant on connaît le résultat aujourd’hui. A l’heure où, grâce aux nouvelles technologies, on prend en photos des documents avec notre smartphone pour les envoyer, on ouvre un compte bancaire à distance, on remplit ses déclarations en lignes, on est connecté aux réseaux sociaux et on parle de Big Data et de Cloud… on continue, pour beaucoup, à aller chercher nos documents d’entreprise bien rangés dans des classeurs et des armoires et même à en faire des copies pour les communiquer à ses collègues (pauvre planète) ! A en lire cet article du JDN , les entreprises françaises sont sur le point de manquer le virage de la transformation du numérique.  La question peut se poser : Avons-nous le choix de ne pas dématérialiser ? Oui, si on veut juste élever des chèvres dans le Larzac ;-) Je suis volontairement taquin et provocateur, mais projetez-vous à 5 ans. Comment votre organisation gèrera demain les flux d'information en constante progression ?  Comment circuleront vos documents au sein de vos services et comment seront intégrées les données dans votre système  d'information ? Comment allez-vous interagir avec vos clients et avec vos fournisseurs ? Est-ce que vous pouvez faire émerger d’autres services grâce à une meilleure gestion de l’information ? Dans votre secteur, allez-vous être précurseur dans la transformation numérique et prendre un avantage concurrentiel, ou bien être suiveur ?

Sources: JDN, Gartner Group, AIIM, US Dept of Labor, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand, Lexmark

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